Privacyverklaring Fujiyama Gym
Datum laatste wijziging: 22 april 2026
Fujiyama Gym gaat zorgvuldig om met persoonsgegevens van leden, ouders/verzorgers van jeugdleden, proeflesdeelnemers, trainers, vrijwilligers, bestuursleden en andere betrokkenen. In deze privacyverklaring leggen wij uit welke persoonsgegevens wij verwerken, waarom wij dat doen en welke rechten u heeft.
1. Wie zijn wij?
Fujiyama Gym is een vereniging met volledige rechtsbevoegdheid, ingeschreven bij de Kamer van Koophandel onder nummer 1716178.
Bezoekadres: Bilderdijkstraat 62, 5216 TB ’s-Hertogenbosch E-mailadres: info@fujiyamagym.nl
Fujiyama Gym is de verwerkingsverantwoordelijke voor de persoonsgegevens die in deze privacyverklaring worden genoemd.
2. Voor wie geldt deze privacyverklaring?
Deze privacyverklaring geldt voor iedereen van wie Fujiyama Gym persoonsgegevens verwerkt in het kader van haar activiteiten, in ieder geval voor:
• leden;
• jeugdleden;
• ouders en verzorgers van jeugdleden;
• deelnemers aan een proefles;
• trainers, vrijwilligers en bestuursleden;
• personen die contact opnemen via e-mail, de website of WhatsApp.
3. Welke persoonsgegevens verwerken wij?
Fujiyama Gym verwerkt alleen persoonsgegevens die nodig zijn voor de vereniging en de trainingen.
Bij inschrijving of lidmaatschap gaat het in ieder geval om:
• voor- en achternaam;
• adres, postcode en woonplaats;
• telefoonnummer;
• geboortedatum;
• IBAN / bankrekeningnummer;
• handtekening op het papieren inschrijfformulier;
• persoonsgegevens die iemand zelf aan ons verstrekt.
Bij jeugdleden onder de 16 jaar verwerken wij ook gegevens van ouder(s) of verzorger(s), omdat wij met hen communiceren over het lidmaatschap, de training en de administratie.
Van trainers, vrijwilligers en bestuursleden kunnen wij daarnaast contactgegevens en gegevens verwerken die nodig zijn voor hun rol binnen de vereniging.
Fujiyama Gym verwerkt in beginsel geen medische gegevens of andere bijzondere persoonsgegevens. Als een lid of ouder/verzorger uit eigen beweging gezondheidsinformatie verstrekt die relevant is voor veilige deelname aan de training, verwerkt Fujiyama Gym die informatie alleen voor zover dat noodzakelijk is, met passende terughoudendheid en uitsluitend voor degenen die deze informatie voor hun taak echt nodig hebben.
4. Waarvoor gebruiken wij persoonsgegevens?
Fujiyama Gym gebruikt persoonsgegevens voor de volgende doelen:
• het aangaan en uitvoeren van het lidmaatschap;
• het bijhouden van de ledenadministratie;
• het innen van contributie en het voeren van de financiële administratie;
• het plannen en organiseren van trainingen;
• het communiceren over trainingstijden, wijzigingen en andere praktische zaken;
• het beantwoorden van vragen;
• het organiseren van de inzet van trainers, vrijwilligers en bestuursleden;
• het voldoen aan wettelijke verplichtingen, bijvoorbeeld voor de administratie;
• het maken en gebruiken van beeldmateriaal, voor zover dat is toegestaan;
• het afhandelen van deelname via Jeugdfonds Sport ’s-Hertogenbosch.
5. Op basis waarvan verwerken wij persoonsgegevens?
Fujiyama Gym verwerkt persoonsgegevens alleen als daarvoor een geldige grondslag bestaat.
Uitvoering van de overeenkomst Wij verwerken persoonsgegevens voor het lidmaatschap, de trainingen, de ledenadministratie en de contributie. Zonder deze gegevens kunnen wij het lidmaatschap niet goed uitvoeren.
Wettelijke verplichting Sommige gegevens moeten wij bewaren of verwerken om te voldoen aan wettelijke verplichtingen, bijvoorbeeld voor de financiële administratie.
Gerechtvaardigd belang Soms verwerken wij persoonsgegevens omdat dat nodig is voor een goed georganiseerde vereniging. Het gaat dan bijvoorbeeld om:
• praktische communicatie met leden en ouders/verzorgers;
• het organiseren van trainingen;
• de inzet van trainers en vrijwilligers;
• beperkte algemene sfeerbeelden van de gym en trainingen.
Daarbij maakt Fujiyama Gym steeds een afweging tussen het belang van de vereniging en de privacy van betrokkenen.
Toestemming Voor herkenbare close-ups of ander gericht beeldmateriaal vragen wij vooraf toestemming.
6. Is het verstrekken van persoonsgegevens verplicht?
Voor het aangaan en uitvoeren van een lidmaatschap hebben wij bepaalde persoonsgegevens nodig. Zonder die gegevens kunnen wij iemand niet inschrijven, geen contributie innen en geen contact onderhouden over de trainingen.
Bij een proefles of een contactverzoek is het verstrekken van gegevens in beginsel vrijwillig. Zonder die gegevens kunnen wij het verzoek mogelijk niet goed afhandelen.
7. Proeflesaanvragen, website en contact
Via de website van Fujiyama Gym kan een proefles worden aangevraagd of contact worden opgenomen. Daarbij kunnen wij bijvoorbeeld de volgende gegevens verwerken:
• naam;
• e-mailadres;
• telefoonnummer;
• informatie over de gewenste training;
• overige informatie die iemand zelf verstrekt.
Wij gebruiken deze gegevens alleen om contact op te nemen, vragen te beantwoorden en de proefles of het contactverzoek af te handelen.
8. WhatsApp
Fujiyama Gym gebruikt WhatsApp uitsluitend voor praktische en laagdrempelige communicatie, zoals wijzigingen in trainingstijden, afwezigheid, korte afstemming en algemene organisatorische mededelingen. De grondslag voor deze verwerking is in beginsel het gerechtvaardigd belang van Fujiyama Gym om de vereniging en trainingen efficiënt te organiseren. Daarbij weegt Fujiyama Gym het belang van snelle communicatie af tegen de privacybelangen van betrokkenen.
Wij verzoeken betrokkenen om via WhatsApp geen medische gegevens of andere gevoelige persoonsgegevens te delen. Voor wie geen gebruik wil maken van WhatsApp, is communicatie via e-mail of telefonisch contact mogelijk. WhatsApp-berichten worden niet langer bewaard dan noodzakelijk voor het doel van de communicatie en worden in beginsel binnen drie maanden na afhandeling verwijderd, tenzij langer bewaren nodig is in verband met een concreet vervolgcontact, administratie of een geschil.
9. Jeugdleden
Fujiyama Gym biedt ook trainingen aan voor jeugdleden. Bij jeugdleden onder de 16 jaar verloopt de communicatie via de ouders of verzorgers.
Voor deze jeugdleden verwerkt Fujiyama Gym daarom zowel gegevens van het jeugdlid als van de ouder(s) of verzorger(s), voor zover dat nodig is voor het lidmaatschap, de training en de administratie.
10. Beeldmateriaal en social media
Fujiyama Gym maakt soms foto’s of korte video’s in de gym. Daarbij maken wij onderscheid tussen algemene sfeerbeelden en gericht beeldmateriaal.
Algemene sfeerbeelden Algemene sfeerbeelden van trainingen of de gym kunnen worden gebruikt op de website en socialmediakanalen van Fujiyama Gym, voor zover dit past binnen het gerechtvaardigd belang van de vereniging om verslag te doen van haar activiteiten en de vereniging zichtbaar te maken. Fujiyama Gym let daarbij op terughoudendheid en voorkomt waar mogelijk onnodige herkenbaarheid.
Herkenbare close-ups of gericht beeldmateriaal Voor herkenbare close-ups of ander gericht beeldmateriaal vragen wij vooraf toestemming. Betrokkenen kunnen deze toestemming op ieder moment weer intrekken via info@fujiyamagym.nl of door een de trainer, vrijwilliger of bestuurslid aan te spreken. Intrekking geldt voor toekomstig gebruik. Fujiyama Gym zal na intrekking nieuw gebruik staken en reeds geplaatst materiaal, voor zover redelijkerwijs mogelijk, verwijderen of niet langer gebruiken.
Bij jeugdleden onder de 16 jaar wordt toestemming gevraagd aan de ouder(s) of verzorger(s).
11. Jeugdfonds Sport ’s-Hertogenbosch
Soms neemt iemand deel aan trainingen via Jeugdfonds Sport ’s-Hertogenbosch.
In dat geval ontvangt Fujiyama Gym alleen de naam van het nieuwe lid, dat nodig is om het lidmaatschap en de training mogelijk te maken. De verdere administratie en betaling lopen rechtstreeks via het Jeugdfonds.
Het Jeugdfonds is zelf verantwoordelijk voor de persoonsgegevens die het voor de aanvraag, beoordeling en betaling verwerkt. Fujiyama Gym is verantwoordelijk voor de persoonsgegevens die zij zelf verwerkt voor het lidmaatschap en de trainingen.
12. Met wie delen wij persoonsgegevens?
Fujiyama Gym deelt persoonsgegevens alleen met derden als dat nodig is voor de vereniging of als wij daartoe wettelijk verplicht zijn.
Het kan daarbij gaan om:
• de bank, voor contributiebetalingen en automatische incasso;
• het boekhoudkantoor, voor de financiële administratie;
• aanbieders van e-mail- en opslagdiensten, zoals Gmail en Google Drive, en in de toekomst mogelijk Microsoft 365 / OneDrive of Proton-diensten;
• Facebook en Instagram, voor zover Fujiyama Gym daar zelf beeldmateriaal of berichten plaatst;
• Jeugdfonds Sport ’s-Hertogenbosch, voor zover dat nodig is voor deelname via dat fonds.
Fujiyama Gym verkoopt geen persoonsgegevens en verstrekt deze niet aan derden voor hun eigen marketingdoeleinden.
Als een externe partij persoonsgegevens namens Fujiyama Gym verwerkt, sluit Fujiyama Gym waar nodig een verwerkersovereenkomst.
13. Doorgifte buiten de EER
Fujiyama Gym maakt gebruik van digitale diensten van derden, zoals e-mail-, opslag- of communicatieplatforms. Daardoor kan het voorkomen dat persoonsgegevens buiten de Europese Economische Ruimte (EER) worden verwerkt.
Als daarvan sprake is, zorgt Fujiyama Gym ervoor dat een toegestane doorgiftegrondslag of passende waarborg wordt toegepast. Voor zover relevant kan dat bijvoorbeeld gebeuren door gebruik te maken van door de Europese Commissie goedgekeurde standaardcontractbepalingen of een andere geldige regeling.
14. Hoe lang bewaren wij persoonsgegevens? Fujiyama Gym bewaart persoonsgegevens niet langer dan noodzakelijk voor het doel waarvoor zij zijn verzameld, tenzij een wettelijke bewaarplicht geldt of langer bewaren nodig is in verband met een geschil of bewijspositie.
In beginsel hanteert Fujiyama Gym de volgende termijnen:
• gegevens uit de financiële administratie: gedurende de wettelijke bewaartermijn;
• gegevens uit de ledenadministratie: tot uiterlijk drie maanden na uitschrijving, tenzij verdere bewaring nodig is voor financiële afwikkeling of een geschil;
• gegevens uit proeflesaanvragen en contactverzoeken: tot uiterlijk drie maanden na afhandeling, tenzij vervolgcontact plaatsvindt;
• WhatsApp-berichten: tot uiterlijk drie maanden na afhandeling, tenzij een langer lopend contact of geschil dat vereist;
• gegevens van trainers, vrijwilligers en bestuursleden: tot uiterlijk drie maanden na beëindiging van de betrokkenheid, tenzij een wettelijke of administratieve bewaarplicht geldt;
• beeldmateriaal: zolang het relevant is voor het doel waarvoor het is gemaakt, of tot intrekking van toestemming indien het gebruik op toestemming berust.
15. VOG
Voor bepaalde functies binnen Fujiyama Gym kan een Verklaring Omtrent het Gedrag (VOG) worden verlangd, voor zover dit noodzakelijk is voor een veilige organisatie van de vereniging. Fujiyama Gym verwerkt in dat kader uitsluitend de gegevens die daarvoor noodzakelijk zijn.
Als een VOG wordt gecontroleerd, registreert Fujiyama Gym bij voorkeur alleen dat een geldige VOG is overgelegd, inclusief de datum van controle en – indien nodig – de geldigheidsperiode. Alleen als dit in een concreet geval noodzakelijk is, wordt een kopie of scan bewaard. Een eventueel bewaarde kopie wordt beperkt toegankelijk opgeslagen en niet langer bewaard dan noodzakelijk is voor het doel van de controle, de administratieve verantwoording of een eventueel verzoek van een betrokken instantie.
16. Hoe beveiligen wij persoonsgegevens?
Fujiyama Gym neemt passende technische en organisatorische maatregelen om persoonsgegevens te beveiligen.
Daarbij gaat het onder meer om:
• opslag van digitale gegevens in beveiligde systemen;
• gebruik van wachtwoorden en waar mogelijk tweestapsverificatie;
• beperkte toegang tot persoonsgegevens;
• zorgvuldige opslag van papieren inschrijfformulieren;
• het uitgangspunt dat alleen personen die de gegevens nodig hebben voor hun taak toegang krijgen.
17. Wie hebben toegang tot persoonsgegevens?
Alleen personen binnen Fujiyama Gym die persoonsgegevens nodig hebben voor hun taak, krijgen daar toegang toe.
Het bestuur heeft toegang tot de volledige ledenadministratie voor zover dat nodig is voor het besturen en administreren van de vereniging. Trainers, vrijwilligers of andere betrokkenen krijgen alleen toegang tot persoonsgegevens als dat nodig is voor hun rol.
18. Welke rechten heeft u?
Iedereen van wie Fujiyama Gym persoonsgegevens verwerkt, heeft op grond van de AVG bepaalde rechten. U kunt onder meer vragen om:
• inzage in uw persoonsgegevens U kunt opvragen welke persoonsgegevens Fujiyama Gym van u verwerkt;
• correctie van onjuiste of onvolledige gegevens U kunt ons vragen uw gegevens te verbeteren of aan te vullen;
• verwijdering van persoonsgegevens U kunt ons vragen uw persoonsgegevens te verwijderen, voor zover wij deze niet meer nodig hebben of wettelijk moeten bewaren;
• beperking van de verwerking U kunt ons vragen het gebruik van uw persoonsgegevens tijdelijk te beperken, bijvoorbeeld terwijl een verzoek om correctie wordt beoordeeld;
• bezwaar tegen bepaalde verwerkingen U kunt bezwaar maken tegen verwerkingen die zijn gebaseerd op het gerechtvaardigd belang van Fujiyama Gym;
• overdracht van gegevens U kunt ons vragen om de persoonsgegevens die u zelf aan ons heeft verstrekt in een gestructureerde, gangbare en machineleesbare vorm te ontvangen of over te dragen aan een andere partij;
• intrekking van eerder gegeven toestemming Als een verwerking is gebaseerd op uw toestemming, kunt u die toestemming altijd weer intrekken.Voor jeugdleden onder de 16 jaar kunnen ouder(s) of verzorger(s) deze rechten uitoefenen.
Een verzoek kan worden ingediend via info@fujiyamagym.nl. Fujiyama Gym kan vragen om aanvullende informatie om de identiteit van de verzoeker vast te stellen. Wij reageren in beginsel binnen één maand.
Als u vindt dat Fujiyama Gym niet goed met uw persoonsgegevens omgaat, kunt u ook een klacht indienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens.
19. Geautomatiseerde besluitvorming
Fujiyama Gym maakt geen gebruik van geautomatiseerde besluitvorming of profiling in de zin van de AVG.
20. Cookies
Omdat de website van Fujiyama Gym alleen functionele of technisch noodzakelijke cookies gebruikt, is daarvoor geen aparte toestemming nodig.
Als Fujiyama Gym in de toekomst andere cookies of trackingtechnieken gaat gebruiken, wordt de website en deze privacyverklaring daarop aangepast.
21. Wijzigingen
Fujiyama Gym kan deze privacyverklaring van tijd tot tijd wijzigen, bijvoorbeeld als de werkwijze verandert of als wet- en regelgeving daartoe aanleiding geeft. De meest actuele versie staat altijd op de website van Fujiyama Gym.